総会準備と総会の開催

総会資料の作成

【事前準備】

　＜特別会計（お祭り）　集計＞
　９月初旬に特別会計から、お祭りの会計報告を、夏祭りの鉢洗い終了後に本部に提出してもらいます。

　＜次年度本部役員の決定＞
　１０月頃から、次年度の本部役員の確認を行います。
　　・　任期２年目の場合は、現役員について継続の意思を確認します。
　　・　任期２年が終了し、次年度が改選の年の場合は町会員の全戸に対し新役員について自薦又は他薦の確認を行います。
　　・　自薦及び他薦がない役職については、現本部で候補者を選定し、総会までに候補者となった方の意思を確認します。
　　　　但し、現役員が次年度（３年以降）も役員を引き続き引き受ける意思がある場合は、継続していただくことも可です。

　　＜各専門部の会計　集計＞文化部 / 体育部 / 環境衛生部 / 防犯消火隊
　２月の資源回収の後に、各専門部から「行事実績」と「会計報告」を本部へ提出してもらいます。
　但し、育成部は３月に“６年生を送る会”の行事がありますので、３月の行事終了後「行事実績」と「会計報告」を本部へ提出してもらいます。

　　＜本部会計　集計＞
　２月下旬から会計監査までに、各専門部（育成部を除く）の会計報告と本部の会計を集計し一般会計の集計を行います。

　　＜総会日の告示＞
　２月または３月の常会にて、組長さんに総会日を告示し、新旧組長さんの総会への出席を依頼する。

　　＜総会日の委任状配布＞
　２月または、遅くとも４月の常会にて、組長さんに委任状を配布する。
　　・　総会は新旧の組長さんが参加することになっていますが、どちらかが参加できない場合は参加可能な組長さんに委任状にて承認を委任する。

　　＜会計監査＞
　４月の初旬に会計監査を行います。

　＜総会資料の作成＞
　４月の初旬から中旬（会計監査の翌週）までに、総会資料を作成し総会を開催します。
　　・　各部の年間行事実績及び次年度予定
　　・　一般会計（実績）と特別会計（実績）の報告及び次年度の予算
　　・　次年度本部役員名簿

【総会の開催】

　＜総会開催＞
　４月の中旬（会計監査の翌週）に開催する
　　・　上記資料に基づき、新旧組長に報告を行い、過半数の承認を得る。